週に一回、もしくは定期的に開催される会議に参加されたことのあるサラリーマンの方は多いのではないでしょうか。
仕事の合間にある会議はいつも長い…。
真面目な話をしているはずなのに、いつの間にか脱線していたり、いつまでも同じ議論ばかり繰り広げられていて辟易している、なんて方もいることでしょう。
早く仕事に戻りたくても会議が終わらなきゃ始まらない。
もっと効率よく、円滑に進めるにはどうすればいいのか、と考えたことがある人！
今回は効率よく長い時間を使ってしまいがちな会議の対策法を紹介していきます。
※当ブログでは、以下記事も紹介しています。
＜会議が長いなら対策を！＞ 会議に必要な準備編
ただ資料会議を準備して、「はい、これです」では意味がありませんよね？
それならメールで済ませればいいじゃない！と非難が飛び交ってきちゃいます。
まず、この会議はどのような議題を問うものなのか、時間はいつまでに終わらせるべきものなのかを自分なりに覚えておくということです。
つい脱線してしまいがちな人は、順番を頭に入れておくといいでしょう。
流れを掴むのは慣れないと難しいですが、慣れてしまえば時間はあっという間に過ぎます。
どのような質問が飛んでくるか、それに対する受け答えなどをあらかじめ予習しておくだけでもかなり違う結果になるのではないでしょうか？
こういったものは慣れが必要です。
あがり症の人などは事前に確認していても本番になると無理な人もいるでしょう。
自分だけで無理はせず、周りの上司や先輩方に相談しておくのも手です。
これだけでもかなり違ってくるのではないでしょうか。
＜会議が長いなら対策を！＞ 会議に必要なこと
準備ももちろん大事ですが、次に大事なのは人数です。
大勢で会議を行ってしまうと、確かに様々な意見は出てきますが、まとまりにくくなってしまうデメリットがあります。
似たような考えの人で構成してもあまりいい結果は期待できません。
ですので、人数絞りも大事になってきます。
少人数で行えば、迅速に会議をが進んでいきやすくなります。
人数が限られて来れば後は時間との勝負です。
同じ議論を永遠としていては人数を減らしても意味はありません。
同じ議論が回ってきたな、と感じたら終わらせるようにしましょう。
会議が始まる前に何時から何時まで会議だと明確に時間の区切りを伝えておくだけで、心の持ちようが変わってきます。
時間が差し迫ってきたらそわそわしだしますので、そこで一旦止めるか、そこまでまとまった議題をもう一度整理して、最終調整に入りましょう。
人件費もかかっていますので、どれだけ効率よくかつ迅速にするかが勝負どころです。
これも慣れるまで時間はかかりますが、普段から他の人の会議の進行具合を見ながらシュミレーションしておけばある程度は予習が可能です。
＜会議が長いなら対策を！＞ 会議のタイミング
会議の時間は大体が決まっているかと思います。
月曜日の朝一であったり、週末であったり企業によって様々です。
時間帯によってはやる気がなかったりしまいがりです。
特に週明けはまだ休みボケがある人もいますので、会議中のアイディアも出づらいです。
午後の昼休憩後などに組んでみるとスムーズに進む場合もありますので、会議のタイミングを見計らってみてください。
事前にどのような会議をするのかも、参加する人に伝えておけばアイディアが出やすくなっていたりします。
まとめ
会議は社会人にとっては必須ともいえるもの。
これから社会人になる人、社会人経験者だけど会議が苦手な人のためにもう一度おさらいしてみます。
1、 事前に会議内容を把握して、質問等に備えておく
2、 大勢で会議をするのではなく、少人数でする
3、 会議をするタイミングを見計らい、予めどのような会議内容かを伝えておく
これらのことをやっておくだけでかなり変わってきます。
後は何度も言いますが慣れしかありません。
会議が苦手だな、と感じる人は他の人の会議の進行具合や自分なりにやり方を追求してみるだけでもかなり変わってきますので、実践してみてください。